De juridische paragraaf: veilig zaken doen

Je bent al een heel eind met het schrijven van je ondernemingsplan. Misschien bruis je inmiddels wel al van de energie en sta je te popelen om te beginnen. Toch zijn er nog twee belangrijke onderwerpen waar je over na moet denken. In dit artikel duiken we in het een na laatste onderwerp in je ondernemingsplan: de juridische paragraaf. Niet de gemakkelijkste, maar wel een belangrijke. Want je wilt wel veilig ondernemen. En je ontkomt er niet aan, dat je aan bepaalde regels moet voldoen.

In dit artikel ga ik op een aantal onderwerpen. Dat wil echter niet zeggen dat dit alles is. Onthoud dat een blogbericht nooit een professioneel advies vervangt. Win advies in bij een jurist of vakvereniging als je niet zeker bent! In dit artikel beperken we ons tot een aantal zaken waar iedere ondernemer aan moet denken. Dit doen we in drie onderdelen: je bedrijf inschrijven, voldoen aan de wet en zakendoen zonder zorgen.

Je bedrijf inschrijven

Om officieel ondernemer te worden, schrijf je je bedrijf in het Handelsregister in. Deze handeling is eigenlijk de gemakkelijkste. Het enige dat je nodig hebt is een afspraak bij de Kamer van Koophandel en een legitimatiebewijs. Daarnaast neem je bijzondere documenten mee, zoals de huurovereenkomst als je je bedrijf niet op je eigen adres inschrijft.
Daarna regelt de Kamer van Koophandel dat je wordt aangemeld bij de Belastingdienst. Ook daar hoef je dus niets aan te doen.

Voor je kunt inschrijven moet je echter over een aantal beslissingen nemen. Belangrijke beslissingen, die gevolgen voor je bedrijf hebben. Denk hierbij aan de rechtsvorm van je bedrijf. En ga je samenwerken? Dan kan een samenwerkingsovereenkomst een enorme aanrader zijn.

Je rechtsvorm kiezen

Een bedrijf is iets bijzonders. Het biedt je mogelijkheden om samen dingen te organiseren. En om professioneel mee te doen aan de maatschappij. Welke regels en opties je daarvoor hebt, hangt af van je rechtsvorm. Bekende rechtsvormen zijn de eenmanszaak, de v.o.f. en de B.V.. Daarnaast kun je denken aan een stichting of vereniging.

Je doet er goed aan om je eerst in de kenmerken, voor- en nadelen van de verschillende rechtsvormen te verdiepen. Ga daarbij uit van je huidige situatie. Verandert er iets waardoor een andere rechtsvorm beter past? Dan kun je deze op dat moment veranderen. Houdt er wel rekening mee dat daar wel wat haken en ogen aan kunnen zitten.

Werk in de juridische paragraaf van je ondernemingsplan uit welke rechtsvorm je kiest. Je kunt daarbij ook uitwerken waarom je voor deze vorm kiest. Dit laatste helpt je om een gedachten te ordenen, zodat je een weloverwogen beslissing kunt maken.

Laten we eens kijken naar Floris, de aankomende ondernemer uit ons voorbeeld. Hij loopt weinig risico en hoeft geen hele grote investeringen te doen. Daardoor heeft hij nu nog niet de behoefte aan heel veel extra bescherming. Omdat hij niet samenwerkt met anderen, is de eenmanszaak dan de makkelijkste oplossing. Zijn koffiezaakje wordt dus een eenmanszaak.

Een samenwerkingsovereenkomst maken

Ga je samenwerken met een compagnon? Dan kun je er goed aan doen om vooraf een samenwerkingsovereenkomst te maken. Hierin leg je de belangrijkste afspraken vast. Denk aan de taakverdeling, de inleg van iedere compagnon en de verdeling van de winst. Je kunt hierin ook alvast afspraken maken over het moment van een van jullie wil stoppen.

Het is niet verplicht om een samenwerkingsovereenkomst te maken. Voor rechtspersonen, zoals een stichting en een B.V., wordt dit al vastgelegd in te statuten. Daarvoor is het dus niet nodig.
Wil je er wel een maken? Dan kun je op internet verschillende sjablonen vinden. Overweeg daarnaast om een jurist om hulp te vragen. Die rust die zijn of haar hulp geeft, is het geld meer dan waard.

Praat goed over de afspraken. Ook over de dingen die je niet waarschijnlijk vindt. Nu vinden jullie elkaar nog hartstikke aardig. Toch komt er een moment, waarop je de ander even niet meer zo aardig vindt. En dan zul je blij zijn dat je afspraken op papier op hebt gezet.

Floris gaat in zijn eentje een bedrijf beginnen. Voor hem is dit daarom niet aan de orde. Wil hij later toch samenwerken en een bijvoorbeeld een v.o.f. beginnen? Dan is het wel interessant om het te doen.

Voldoen aan de wet

Als privépersoon heb je te maken met allerlei wetten. En dat is als bedrijf niet anders. Je krijgt met meer en andere wetten te maken. Welke dat precies zijn, verschilt. Dat hangt af van de rechtsvorm, je activiteiten, je beroep, noem het allemaal maar op. Ik pak er twee uit waar veel ondernemers mee te maken krijgen. Grote kans dus, dat jij er ook iets mee moet.

De Wet DBA

Er is al jaren veel over te doen: de Wet DBA. Voluit: de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties. Daar is zoveel om te doen, omdat er zoveel vanaf hangt. Als je zzp’er wordt, beoordeelt de Belastingdienst op basis van deze wet of je ook echt zelfstandig bent. Sinds 1 januari 2025 wordt hierop gehandhaafd. De wet zelf is echter al ouder.

Niet iedere zzp’er is hetzelfde. De wet is vooral van belang voor zzp’ers die diensten bij hun opdrachtgevers uitvoeren. Denk aan interimklussen, waarbij je tijdelijk met je opdrachtgever mee werkt. Het is dan belangrijk dat goed duidelijk is dat je voor jezelf werkt. Daarvoor is het belangrijk wat er precies in je contract staat. Maar de Belastingdienst kijkt ook naar hoe je je gedraagt. Maak je reclame of “solliciteer” je naar je opdrachten? Bepaal jij je tarieven en werktijden of doet je opdrachtgever dat? Als je je teveel als een werknemer gedraagt, noem je dat schijnzelfstandigheid.

Is het niet duidelijk of je ook echt voor jezelf werkt? Dan kunnen zowel je opdrachtgever als jij flinke naheffingen krijgen. Het is dus belangrijk dat je hier goed over nadenkt. Je kunt in de juridische paragraaf van je ondernemingsplan al aangegeven hoe je hiermee wilt omgaan.

Floris gaat geen werk doen waardoor hij als werknemer van een ander bedrijf kan worden gezien. Zijn klanten zijn de mensen zelf, dus eigenlijk particulieren. De kans op schijnzelfstandigheid is daarom klein. Floris hoeft geen maatregelen te treffen om aan de Wet DBA te voldoen.

De AVG

Een niet minder besproken wet is de AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze Europese “wet” stelt regels om de privacy van mensen te beschermen. Deze regels gelden voor ieder bedrijf dat persoonsgegevens verwerkt. En dat is eigenlijk ieder bedrijf. Reken er dus maar op, dat jij er ook iets mee moet doen.

De wet is vrij streng en er wordt gehandhaafd. Voldoe je er niet aan? Dan kun je hoge boetes krijgen. Tegelijkertijd is de wet best ingewikkeld. Je hebt als persoon veel rechten en die gaan ver. Je moet daar als ondernemer je medewerking aan verlenen.

Denk in de juridische paragraaf in je ondernemingsplan eens na over de gegevensverwerking. Waar moet je rekening mee houden als je straks aan de slag gaat?

Ook Floris moet aan de AVG voldoen. Dat heeft bijvoorbeeld gevolgen voor zijn website. Daarop worden gegevens verzameld en dus moet die aan de regels voldoen. Daarnaast moet hij bijvoorbeeld nadenken over zijn nieuwsbrief. Moet hij echt de voor- en achternaam en de bedrijfsnaam weten? Of kiest hij er bewust voor om alleen een e-mailadres te verzamelen? Een e-mailadres is minimaal noodzakelijk. In het aanmeldformulier kan hij dat veld verplicht maken. Als hij andere velden optioneel maakt, kan hij mensen zelf laten kiezen of ze die gegevens wel of niet delen. Daarnaast moet hij mensen de mogelijkheid geven om zich af te melden voor de nieuwsbrief.

Zaken doen zonder zorgen

Ondernemen is risico’s nemen. Maar dat wil nog niet zeggen dat je niets doet om die te beperken. Je kunt vaak al wat voorbereidingen treffen om de risico’s wat in te dammen. Het kan goed zijn om daar nu al over te denken. Je hebt daarvoor in ieder geval twee mogelijkheden: jezelf verzekeren en je voorwaarden bepalen.

Je bedrijf verzekeren

Je kunt jezelf ook zakelijk voor allerlei risico’s verzekeren. Voor het moment dat je aansprakelijk wordt gesteld voor fouten of schade bijvoorbeeld. De meeste bedrijven hebben daarvoor een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Ook kun je je inventaris, voorraad en bedrijfspand verzekeren. En je kunt je zo indekken tegen dure gebeurtenissen waar je niet op zit te wachten. Denk aan juridische hulp bij conflicten en de schade van cybercrime.

Dat je je voor alles kunt verzekeren, wil echter niet zeggen dat je dat ook moet doen. Iedere verzekering kost immers geld. En de premies kunnen al snel in de papieren lopen. Bedenk je welke verzekeringen je in ieder geval wilt hebben. Floris uit ons voorbeeld heeft bijvoorbeeld wel baat bij een aansprakelijkheidsverzekering bedrijven. En misschien ook wel voor een inventarisverzekering. Maar omdat hij zijn koffie niet op rekening verkoopt, is een kredietverzekering niet zo relevant. Dan is het zonde om daar premie voor te betalen.

Maak een inschatting of je een risico zelf wilt dragen of niet. Factoren die daarbij meespelen zijn de hoogte van het risico en de schade. Soms kan het goedkoper zijn om geld opzij te zetten dan een verzekering te nemen. Maak, als je bent begonnen, tijd vrij voor een gesprek met een verzekeringsadviseur. Doorloop samen de risico’s van je bedrijf en bepaal wat je verzekert en wat niet. Je doet er ook goed aan om dit gesprek daarna jaarlijks te verhalen.

Je voorwaarden vaststellen

Tijdens het zaken doen, spreek je van alles met elkaar af. Voor een deel zul je daarover overleggen. Bijvoorbeeld over de prijs en de leveringstermijn. Toch wil je niet over alle details overleggen. Een deel van de afspraken kun je al vastleggen in je algemene voorwaarden. Deze hoef je niet nu al uit te werken. Maar het is wel goed om alvast over wat voorwaarden na te denken.

Floris kan bijvoorbeeld bepalen dat klanten alleen direct kunnen betalen. Contant of pinnen dus. Zijn klanten kunnen geen “bonnetje maken”. En je kunt geen geld terugkrijgen als je koffie niet bevalt.

Voor Floris gaat het om kleine beslissingen. Maar voor bedrijven die meer samenwerken wordt dat al snel meer werk. Denk aan adviesbureaus en dienstverleners. De vuistregel die je kunt aanhouden: hoe hoger het risico, hoe meer je wilt afspreken. Leg in de juridische paragraaf in je ondernemingsplan in ieder geval vast wat voor jou de belangrijkste voorwaarden zijn.

Jouw juridische paragraaf uitwerken

Pak nu je eigen ondernemingsplan er weer eens bij om je eigen juridische paragraaf uit te werken. Of eigenlijk: het juridische hoofdstuk. Deel deze op in drie onderdelen: de juridische basis, de wet- en regelgeving en veilig zaken doen. Werk daarin de deze onderdelen uit. Dat hoeft niet tot in de details. Maar het is goed om in ieder geval de grote lijnen uit te zetten.

Besteed in ieder geval aandacht aan je rechtsvorm en het voldoen aan de wet- en regelgeving. Daar zul je vanaf het allereerste moment mee aan de slag moeten. Het veilig zaken doen kun je ook daarna nog uitwerken, als je er nu echt niet uitkomt.

Juridische materie is best lastig. Zeker als je er niet in thuis bent. Raadpleeg een professional als je er niet uitkomt.

De volgende stap

Je ondernemingsplan is nu bijna klaar. Er is nog 1 officiële stap te nemen: het financiële gedeelte. Daar gaan we in het volgende artikel op in.

Disclaimer

Dit artikel bevat juridische informatie. Onthoud dat een blogbericht nooit een professioneel advies of professionele begeleiding vervangt. Raadpleeg een professional als je niet goed weet wat je doet.
Bekijk voor meer informatie onze disclaimer.