De organisatie opzetten: je nieuwe bedrijf inrichten

Je ondernemingsplan vordert gestaag. Inmiddels heb je een goede basis gelegd in de vorige twee hoofdstukken: het idee en je aanbod. Nu kunnen we aan de slag met de praktische voorbereidingen. Hoe ga je de zaken, als je bedrijf straks is opgericht, aanpakken? In dit artikel gaan we de organisatie van je bedrijf opzetten.

Tijdens het schrijven van het ondernemingsplan wordt de organisatie nog wel eens overgeslagen. In veel sjablonen ga je direct aan de slag met het financiële gedeelte. Toch heb je een enorme voorsprong als je de organisatie wel alvast uitwerkt. Al is het maak op hoofdlijnen. Hierdoor kun je ten eerste sneller van start als je bedrijf eenmaal is ingeschreven.

Daarnaast dwingt het je om alvast na te denken over de klantbeleving. Dit is misschien niet het eerste waar je aan denkt als je een ondernemingsplan schrijft. Toch is het een belangrijk onderwerp. Natuurlijk verdien je je geld met je producten en diensten. Maar je hebt maar zelden een echt uniek aanbod. Je klanten kunnen dus voor hetzelfde resultaat ook naar je toekomstige concurrenten. We komen echter graag terug bij bedrijven waar we ons goed bij voelen. En die raden we ook aan anderen aan. Het helpt je op de langer termijn dus ook om nu alvast over de klantbeleving na te denken.

De organisatie: je idee uitvoerbaar maken

De organisatie van je bedrijf is best omvangrijk. Je gaat in dit gedeelte allerlei praktische beslissingen om je plan in praktijk te kunnen brengen. Hoe gaan je klanten straks bijvoorbeeld bestellen? Hoe kunnen ze betalen? Op welke manier ga je de klantenservice vormgeven? Dat lijken misschien onbenullige vragen waar je straks altijd nog over na kunt denken. Toch gaat het je enorm helpen om dat nu al te doen.
Allereerst kun je er straks, zoals gezegd, sneller door aan de slag. Zodra je bij de KvK bent ingeschreven, kun je min of meer direct beginnen. Je hoeft je niet eerst af te vragen hoe je het aan gaat pakken.
Daarnaast helpt het je in andere hoofdstukken van je ondernemingsplan. Zo kun je bijvoorbeeld makkelijker bepalen waar je in moet investeren. De beleving die je hiermee opzet, kan je aansluitend helpen in het marketingplan.

Een bedrijfsmodel opzetten

Zo’n breed onderwerp als organisatie is niet altijd makkelijk uitwerken. Waar ga je beginnen? Hoe ver moet je daarin gaan? Gelukkig hoef je niet alles nu nog te bedenken. Er is een handig model beschikbaar dat je kunt gebruiken: Het Business Model Canvas van Alexander Osterwalder. In dit model besteed je aandacht aan negen belangrijke aspecten om je bedrijf te organiseren. Alles bij elkaar noem je dat het bedrijfsmodel. In de bedrijfskundige literatuur wordt dit verder ook wel het verdienmodel of business model genoemd.

Het model helpt je om de organisatie van je bedrijf snel inzichtelijk te maken. Het invullen kost je waarschijnlijk wel wat tijd. Je moet het geconcentreerd en aandachtig doen. Maar als het eenmaal goed is ingevuld, biedt het een waardevol overzicht.

Als je het model gaat invullen, raad ik je aan om in het midden te beginnen: bij de waardepropositie. Daarvoor wil je immers je organisatie opzetten. Hierin beschrijf je jouw gat in de markt. Dus het probleem dat je oplost of de manier waarop jij het leven leuker maakt. Dit heb je in het eerste hoofdstuk al uitgewerkt. Je kunt daarin ook, als je dat wilt, je producten en diensten benoemen die je in het tweede hoofdstuk hebt beschreven.

Vervolgens kun je zelf kiezen waar je begint: links bij de productie of rechts bij de verkoop. Links geef je aan wat je belangrijkste activiteiten worden, wat je daarvoor nodig hebt en met wie je gaat samenwerken. Rechts geef je aan wie je klanten zijn, hoe je relaties met hen opbouwt en via welke kanalen je contact onderhoudt.

In dit artikel vind je uitgebreidere informatie over het Business Model Canvas en hoe je het invult.

De organisatie opzetten: in praktijk

Laten we nu eens kijken hoe dit werkt. Daarvoor pakken we ons praktijkvoorbeeld er weer bij. Hoe organiseert Floris zijn toekomstige koffiewinkel?

Zijn waardepropositie is een rustmomentje op de werkdag. Met een lekkere kop koffie bijkomen in een ontspannen sfeer.

De belangrijkste activiteiten van zijn kant zijn geweldige koffie maken en de sfeer in zijn winkel te onderhouden. De belangrijkste hulpmiddelen daarbij zijn zijn koffieautomaat, een opleiding tot barista en de inrichting van zijn koffiezaak. De belangrijkste partners zijn de leveranciers van de koffie en de apparatuur en de eigenaar van het pand. De kostenstructuur bestaat voornamelijk uit de directe kosten per kop koffie en maandelijks terugkerende kosten voor huur en licenties.

De klantgroep die hij bedient zijn werkende mensen op het bedrijventerrein waar hij zijn zaak vestigt. Met deze mensen wil Floris graag een persoonlijke, bijna vriendschappelijke relatie opzetten. Hij investeert daarom veel tijd in het leren kennen van zijn klanten. Uiteindelijk levert hem dat een vaste klantenkring op. Om contact te onderhouden maakt hij gebruik van LinkedIn, een e-mail nieuwsbrief en zijn website.
De opbrengsten haalt hij binnen via de verkoop van koppen koffie. Daarnaast kan hij wat extra opbrengsten genereren met betaalde toiletbezoeken en reclamemogelijkheden. Over die laatste twee mogelijkheden neemt hij later een besluit.

De volgende stap: marketing

Is het opzetten van je organisatie gelukt? Dan ben op de helft van je ondernemingsplan. Vanaf nu wordt het allemaal steeds concreter. In het volgende artikel gaan we aan de slag met de marketing. Hierin bedenken we een plan om interesse voor je bedrijf te wekken.