De toegevoegde waarde van je takenlijst: van chaos naar controle

Een takenlijstje maken, dan doen we eigenlijk allemaal wel eens. Met pen en papier of in uitgebreide apps met allerlei andere functionaliteiten. De een zweert erbij, en de ander vindt het eigenlijk helemaal niks. Toch is het eigenlijk voor iedereen een handig hulpmiddel. Als je het ten minste goed aanpak. De manier waarop je dat doet, bespreek ik graag in een ander bericht. Ik wil je nu eerst vertellen, waarom ik denk dat een takenlijst ook voor jou toegevoegde waarde heeft.

We leggen tegenwoordig best veel nadruk op onze verschillen. Maar we hebben, als mensen, ook veel dingen met elkaar gemeen. Een daarvan: we hebben het eigenlijk allemaal razend druk! We hebben te veel te doen, te weinig tijd of een combinatie van beiden. Zo voelt het in ieder geval. Het gevolg: je voelt je opgejaagd. Ontspannen wordt lastiger en je blijft met je werk en taken bezig.
Precies daar kan een takenlijst je bij helpen. Het is daarmee een onmisbaar hulpmiddel bij het beheren van je taken.

Het allerbelangrijkste: inzicht

Waar een takenlijst eigenlijk direct toegevoegde waarde heeft, is inzicht. In je hoofd kun je taken eigenlijk niet ordenen. Je weet nooit precies hoeveel werk er nu eigenlijk ligt. Met een fysiek lijstje krijg je dat inzicht wel. Je kunt het nu ineens letterlijk voor je zien. Als je geluk hebt, realiseer je je dan ineens dat het allemaal wel mee valt. Er ligt minder dan je had gedacht!

Nu je taken allemaal netjes op een rijtje staan, kun je er ook beslissingen over nemen. Wil je nog wel iets met die taak? Vind je het belangrijk? Of heb je eigenlijk te snel ja gezegd tegen de taak van iemand anders? Daar zit ook direct het volgende voordeel.

Beslissen en plannen

Merk je wel eens dat een taak je bezig blijft houden? Of dat je deze wel wilt of moet doen, maar deze maar blijft uitstellen? Dan is er waarschijnlijk iets mee aan de hand. De taak kan buiten je comfortzone liggen. Of misschien is deze eigenlijk te vaag of te groot. In dat geval heb je vaak geen idee hoe je het moet aanpakken en waar je moet beginnen.

Door de taak op te schrijven, kun je er makkelijker een beslissing over nemen. Je kunt ervoor kiezen om de taak bijvoorbeeld in te plannen, als je er al een tijdje tegenaan hikt. Taken die te vaag zijn, kun je wat concreter opschrijven. En als een taak te groot is, kun je de taak nu veel makkelijker in kleine taken opsplitsen.

Je kunt nu ook een planning maken om je taken uit te voeren. Hiervoor kun je eerst bekijken wat de belangrijkste taken zijn. Daarna kun je een moment kiezen om deze uit te voeren. Dat maakt het al een stuk waarschijnlijker dat je taak ook echt zult uitvoeren. Nog een toegevoegde waarde van een takenlijst!

Op papier = uit je hoofd

Ten slotte wil ik nog een laatste voordeel met je delen. Iets dat een takenlijst voor mij echt toegevoegde waarde geeft. Het zorgt voor een enorme rust in je hoofd.

Je taken onthouden is geen doen. Je hersenen blijven dan bezig om deze continu onder je aandacht te brengen. Tiago Forte schrijft in zijn boek “Building a second brain”, dat dat ook logisch is. Je hersenen zijn goed in het oplossen van vraagstukken. In nadenken dus. Maar onthouden… daar zijn ze niet zo goed in.
Door de taak op te schrijven, kun je deze letterlijk uit je hoofd zetten. Je hersenen hoeven het niet langer te onthouden. Je vindt de taak vanzelf weer als je op je lijstje kijkt. Daardoor kunnen je hersenen zich richten op waar ze goed in zijn. En dat geeft jou veel meer rust om je op je werk te concentreren.

Voel je je dus overweldigd? Schrijf je gedachten eens op. Je zult merken dat je er rustiger van wordt.

Heeft jouw takenlijst toegevoegde waarde?

Misschien ben jij wel net als ik: een fan van takenlijsten. Of misschien las je dit bericht wel, omdat je dat nu nog niet bent. Ik ben wel nieuwsgierig naar jouw ervaringen. Heb jij misschien nog voordelen, die niet in dit artikel staan? Of heb je juist ideeën waarom een lijstje helemaal niks voor jou is?

Laat een reactie onder dit bericht. Dan lees ik heel graag mee.