Een productiviteitssysteem: haal meer uit je dag

Eigenlijk heeft iedere leidinggevende functie in ieder geval 1 ding gemeen: voor je het weet heb je het ontzettend druk! Van alle kanten worden er taken op je afgevuurd. En voor je het weet ben je ontzettend druk, maar lang niet meer altijd productief. Hoe zorg je er nu voor dat je weer productiever wordt en meer uit je dag haalt? Daar hoef je niet zelf het wiel voor uit te vinden. Je kunt gemakkelijk terugvallen op een bekend productiviteitssysteem. In dit artikel bekijken we een paar van deze systemen. Wellicht zit er ook iets voor jou tussen!

Wat is een productiviteitssysteem

Productiviteitssysteem, toch een lang en beetje vaag woord. Daarnaast klinkt het al snel duur en best ingewikkeld. Gelukkig is dat in praktijk lang niet altijd het geval. Een productiviteitssysteem is eigenlijk niets meer dan een methode om een beslissing over taken te nemen en je taken vervolgens te structureren. Het geeft je handvatten om te bepalen wat je nu wilt doen, wat je laat liggen en wat je delegeert.

Een goed systeem is juist verre van ingewikkeld. Je moet het snel en makkelijk toe kunnen passen. Duur hoeft het ook niet te zijn. Sterker nog: met de systemen die ik hier beschrijf, kun je zo aan de slag. Zonder dat het je een cent kost. Voor sommigen kun je een kleine investering doen. Zo is het boek “Getting Things Done” van David Allen een aanrader voor in je boekenkast. Maar je kunt er al mee aan de slag zonder het boek gelezen te hebben.

De basisprincipes van productiviteit

Ieder systeem heeft zo zijn eigen aanpak en visie. Toch zijn er een aantal basisprincipes die voor iedere methode opgaan. Er zijn meer wegen die naar Rome leiden. En zo brengt iedere methode je op zijn eigen manier naar hetzelfde resultaat. Daarnaast hebben ze ook allemaal dezelfde valkuil.

Het resultaat is een plan voor je dag

Het maakt in principe niet uit welk productiviteitssysteem je gebruikt. Iedere methode leidt je naar een plan voor je dag. Je bepaalt welke taken voor jou relevant zijn. Die zet je voor vandaag of de komende periode op je planning. Daarmee ontstaat een plan voor de rest van je dag. Je weet wat je wilt doen en wellicht zelfs al in welke volgorde je daarmee aan de slag gaat.

Dit brengt je twee grote voordelen: inzicht en rust. Het inzicht dat je ermee krijgt, helpt je om de rest van je dag vorm te geven. Heb je tijd om vanavond wat eerder te stoppen bijvoorbeeld? Of moet je toch wat verwachtingen managen voor taken die vandaag echt niet meer gaan lukken?
Dat inzicht zorgt ook voor rust. Je hebt met het systeem een takenlijst kunnen samenstellen. Die staat nu op papier en is uit je hoofd. Je hoeft dus niet steeds na te denken over wat je nu gaat doen. Tegelijkertijd zijn je hersenen niet continu bezig om je te herinneren aan wat je verder nog wilt doen. Zo kun je je in alle rust op de taken op je lijst richten.

Maar je kunt nog steeds teveel willen

Met het productiviteitssysteem heb je bepaalt waar je aan wilt werken. Maar ze voorkomen niet dat je je dagen eigenlijk veel en veel te vol propt. Je eigen ambities zijn misschien wel de grootste bedreiging voor je productiviteit.

Een aantal bekende productiviteitssystemen

Zoals gezegd zijn er meer wegen die naar Rome leiden. Ook als je meer productiviteit wilt. Er zijn verschillende systemen bedacht, waar je zo mee aan de slag kunt. Er is er geen een goed of fout. En de een is niet beter dan de ander. Welke je kiest, is vooral een kwestie van je persoonlijke voorkeur.

Over het kiezen van een specifiek systeem gaan we het later hebben. Laten we eerst een kijken naar een aantal bekende voorbeelden. Hoe werken ze en wat zijn hun voor- en nadelen?
We kijken naar het Eisenhowerschema, Getting Things Done, Time blocking en Eat the frog.

Het Eisenhowerschema

Het voordeel van het Eisenhowerschema is dat je deze snel en gemakkelijk kunt toepassen. Twee criteria en je weet waar je aan toe bent.
Een nadeel is dat het lang niet altijd makkelijk is om een taak in te schatten. Na een tijdje gaat alles als urgent voelen. En wanneer is iets nou eigenlijk belangrijk? Voor beide criteria zijn geen concrete maatstaven. De indeling maak je vooral op gevoel. Je kunt hiervoor gemakkelijk een planning maken die voor jou goed voelt. Tegelijk is het soms lastig uit te leggen, waarom jij de taak die ik zo belangrijk vind juist onbelangrijk gevonden hebt.

Getting Things Done

Als productiviteitssysteem is Getting Things Done (door de kenners vaak kortweg GTD genoemd) alweer een stuk concreter. Bedenker David Allen gaat er daarbij van uit, dat je eerst bepaalde input krijgt. Een idee, een brief of e-mail, actiepunten uit een vergadering, noem het maar op. Deze input komt in je inbox.
Vanuit de inbox volg je vervolgens een stroomschema om te bepalen wat je gaat doen. Helaas kan ik je dat stroomschema niet laten zien. Je kunt het wel vinden in dit blogbericht van Todoist.

Het grote voordeel van Getting Things Done, is dat het breed inzetbaar is. Je krijgt niet alleen taken op je bord. Er komen ook allerlei dingen ter informatie naar je toe. En sommige dingen kun je simpelweg niets mee. Daar houdt GTD ook rekening mee. Doordat het heel concreet is, hoef je verder ook niet zo lang na te denken als bij het Eisenhouwerschema. Een aantal simpele “ja/nee”-vragen levert je precies de informatie op die je nodig hebt.

Daar zit ook gelijk een belangrijk nadeel. Het systeem vergt nogal wat. Je moet allereerst met het stroomschema overweg kunnen. En daarnaast ontstaat een fysiek systeem dat je echt zult moeten onderhouden. Je kunt het niet een dagje niet doen. Gelukkig werkt GTD ook niet goed als je bepaalde onderdelen in je routine meeneemt. Dat doen meer mensen, vaak met groot succes.

Time Blocking

Het voordeel van dit systeem is dat het je nog meer rust geeft. Je weet vooraf precies aan welke taken je gaat werken. Zelfs wanneer je start heb je al bepaald. En hoe minder je daarover na hoeft te denken, hoe meer je jezelf kunt richten op de taak zelf. Daarnaast weet je ook precies hoeveel tijd je aan de taak kwijt bent. Zo voorkom je dat je veel meer wilt doen, dan je eigenlijk aankunt.

De methode kent ook twee belangrijke nadelen. Allereerst kan het heel beklemmend aanvoelen. Je hebt een strak plan voor je hele dag. En tenzij er ergens een gaatje ontstaat, voelt het al snel of je nergens af kunt wijken.
Aansluitend loop je de kans dat je taken onderschat. Zeker als je ze niet eerder gedaan hebt. Je weet dan simpelweg niet hoeveel tijd je eraan kwijt bent. De kans dat je de totale tijdsbesteding onderschat, en daarmee je planning in de knel brengt, is dan absoluut aanwezig.

Een techniek die erop lijkt: de Pomodoro-techniek

Misschien is Time Blocking je wat te streng, maar wil je wel met die deadlines werken. Een techniek die je dan kunt overwegen, is de Pomodoro-techniek. Pomodoro is Italiaans voor tomaat, maar daar het heeft niets mee te maken.

In dit productiviteitssysteem deel je je werk steeds op in blokjes, die je afwisselt met pauzes. Bijvoorbeeld 20 minuten geconcentreerd werken, gevolgd door 5 minuten pauze. Dit geheel van 25 minuten noem je 1 Pomodoro.
Je kunt vervolgens per taak een tijdsbesteding bepalen. Zo kun je met jezelf afspreken dat je je e-mails leest in 1 pomodoro. Voor het blogbericht pak je 6 pomoro. En ga zo maar door.

Eat the frog

Ten slotte wil ik nog een productiviteitsmethode met je bespreken, die vooral werkt bij uitstelgedrag. Je kent het vast wel: je hebt een taak staan waar je als een dijk tegenop ziet. Je hebt er helemaal geen zin in en blijft eromheen draaien. Met als resultaat dat het ding maar over je lijstje heen blijft schuiven. Want het moet toch een keer gebeuren, niet waar?

Met de methode Eat the frog ga je eerst doen waar je echt geen zin in hebt. Dan blijven de dingen die je wel leuk vindt over.

Het voordeel van deze methode is, dat het je veel meer motivatie oplevert. “Als ik nu even die lastige mail schrijf, kan ik straks dat blogbericht schrijven”. Zo schuif je de vervelende dingen niet steeds weer voor je uit. Je doet ze voor je aan de dingen begint die je wel leuk vindt.
Het nadeel is dan nog steeds, dat je de taak wel moet doen. Je hebt er dus wel een beetje zelfdiscipline voor nodig.

Je techniek kiezen of samenstellen

Zoals je ziet, heeft iedere techniek zijn voor- en nadelen. Daarnaast hebben ze stuk voor stuk sterke en zwakke kanten. Hoe kies je dan een techniek die echt voor jou werkt?
Eigenlijk is daar maar een manier voor: proberen. Ga zelf ervaren hoe de methode werkt en of deze voor jou werkt. Geef het minstens een paar dagen. Vind je het echt helemaal niks? Dan is het tijd om een andere manier te proberen.

Wat je natuurlijk altijd kunt doen, is een eigen manier samenstellen. Neem de sterkste punten uit de verschillende technieken en voeg te samen in iets dat voor jou werkt. Want dat is uiteindelijk het belangrijkste. Jij moet er immers mee werken, dus het moet bij jou passen.

Mijn samenstelling

Zelf heb ik ook een mengelmoesje deze technieken gemaakt. Voor mij werkt die uitstekend. Ik zal je proberen die uit te leggen.

Een productiviteitssysteem: de kernpunten:

• Een productiviteitssysteem helpt je om inzicht en structuur in je taken te krijgen.
• Als je de methode goed toepast, kan deze je veel rust en een betere concentratie brengen.
• Er zijn verschillende bekende systemen, waarvan je er een kunt kiezen of naar eigen inzicht een samenstelling kunt maken.
• Het Eisenhowerschema is makkelijk inzetbaar, maar wel subjectief.
• Getting Things Done is heel objectief, maar wel lastiger in het gebruik.
• Time Blocking en Pomodoro helpen je om deadlines met jezelf af te spreken, maar kunnen je ook een gehaast of beklemmend gevoel geven.
• Eat the Frog helpt je om vervelende taken weg te werken, maar rekent daarbij wel op je eigen wilskracht.

Heb je zelf ervaringen met een ander systeem? Of wil je iets delen over je ervaringen met een van de bovenstaande systemen? Laat dan gerust een reactie achter.