Een e-mail hier, een telefoontje daar. Tussendoor nog een berg appjes en pushmeldingen. Je kent het wel: de stroom aan “contactmomenten” die eigenlijk de hele dag door op je afkomt. Daar zit dan ook weer van alles tussen. Vragen, updates, nieuwsberichten, zo hier en daar een kattenfilmpje. Allemaal leuk en goed bedoeld. Maar het wordt ook al snel overweldigend. Voor je het goed en wel door hebt, heb je teveel werk en te weinig tijd. Hoe kun je de overweldiging die daardoor ontstaat tegengaan? Of deze juist voorkomen? Daar zijn gelukkig een aantal handvatten voor.
Dit is het derde artikel in een serie over persoonlijk leiderschap.
Prioriteiten stellen
Het lijkt zo makkelijk: als je het te druk hebt, pak je “gewoon” wat minder op. Maar ja, wat ga je dan wel en niet doen? Hoe bepaal je dat? Iene, Miene, Mutte? Op volgorde van binnenkomst? Kan allebei, maar grote kans dat je dan alsnog aan jezelf voorbij loopt. Want die je dan vooral de dingen die jij belangrijk vindt, of werk je vooral aan de prioriteiten van anderen?
Overweldiging tegengaan begint bij jezelf. Bij wat jij belangrijk vindt om precies te zijn. Natuurlijk zitten er ook altijd wat “moetjes” in die continue berichtenstroom. Maar daarbuiten voel jij je het beste als je genoeg tijd kunt besteden aan jouw prioriteiten.
Kies voor de taken die aan jouw prioriteiten en doelen bijdragen. Wees daar ook gerust kritisch in. Draagt een taak daar echt te weinig aan bij? Dan kun je overwegen om er nee tegen te zeggen.
Planningen en takenlijsten: gebruiken als hulpmiddel
Takenlijsten, de een zweert erbij en de ander gruwelt ervan. Hetzelfde geldt voor planningen. En dat snap ik ook wel, want het kan je enorm gaan tegenstaan als je het verkeerd gebruikt.
Laten we aannemen dat je inmiddels je prioriteiten hebt gesteld. Dan heb je nog steeds “maar” 24 uur in een dag. En dan moet je nog eten, slapen, ontspannen… Dus een zekere mate van planning is wel belangrijk. Maar onthoud dat het geen wet van Meden en Perzen is. Je kunt er best in schuiven als dat nodig is. Of zelfs bepalen dat je iets toch niet meer gaat doen, om wat voor reden dan ook.
Je kunt het maken van een planning en takenlijst op allerlei manieren doen. Daar lees je meer over in het artikel over productiviteitsmethoden dat ik eerder schreef. Al deze methoden kunnen je helpen bij het tegengaan of voorkomen van overweldiging.
Zo min mogelijk “schakelen”
Inmiddels heb je de taken gekozen waar je aan gaat werken. En je hebt een planning gemaakt. Met een beetje ruimte voor wat spontane dingen natuurlijk! Het moet immers wel leuk blijven.
Gedurende de dag komt er nog steeds van alles op je af. Buiten je planning om. De telefoon die tussendoor gaat. Dat mailtje waar je op zat te wachten. Dat “breaking” nieuwsbericht wat plotseling op je telefoon verschijnt. Afleiding genoeg dus.
De kunst is nu, om zo min mogelijk te schakelen. Met schakelen bedoel ik het overstappen van de ene naar de andere taak. En daarin kun je taak breed opvatten. Dat pushbericht lezen, die mail openen en de telefoon opnemen zijn ook taken.
Schakelen kost je stiekem heel veel tijd. Uit onderzoek is gebleken, dat je hersenen best wat tijd nodig hebben om die wissel te maken en zich weer volledig op de taak te concentreren. Dat kan wel drieëntwintig minuten in beslag nemen. Uit onderzoek is zelfs gebleken dat multitasken je 40% minder effectief maakt. 1
Naast het (enorme) tijdsverlies voelt veel schakelen gewoon heel druk. Door dat te beperken kun je dus ook het gevoel van overweldiging al een heel stuk tegengaan.
Asynchroon werken
Een manier om het schakelen te beperken is asynchroon werken. Een misschien niet zo bekende term.
We zijn vaak gewend om heel veel synchroon te werken. Bellen, vergaderen, momenten waarop je allebei op hetzelfde moment aan een taak werkt. En hoe vaak denk je dan niet: “deze vergadering had een e-mail kunnen zijn”?
Dat is eigenlijk precies de kern van asynchroon werken. Je werkt nog wel samen, maar dat hoeft niet meer op hetzelfde moment. Informatie en updates deel je per e-mail of een tekstbericht. En informatie sla je op een centrale plaats op. Dan werk je nog steeds samen. Maar je kunt dat allebei doen wanneer het jou uitkomt. Ik kan jou nu een e-mail sturen als het mij uitkomt en jij kunt die lezen en beantwoorden als jij tijd hebt. 2
Je kunt asynchroon werken op talloze manieren inrichten. Zo groot en zo klein als je wilt. Je kunt al beginnen met simpelweg een e-mail of een appje sturen als je een minder dringende vraag hebt.
Bonus: pushmeldingen beperken
Nog een bonustip! Op menig mobiel komt de hele dag door een berg pushmeldingen binnen. Je berichten app, je e-mail, LinkedIn, andere sociale apps, nieuwssites…
Vraag jezelf eens af of je alles direct moet weten. Is het nu echt zo belangrijk dat je die nieuwe e-mail nu leest? Moet dat appje nu echt gelijk beantwoorden?
Waarschijnlijk is het antwoord vaker nee dan je denkt. Zet die pushberichten dan gewoon eens een tijdje uit. Kijk hoe het bevalt. Bevalt het niet? Dan heb je ze zo weer aangezet. En als het wel bevalt brengt het je waarschijnlijk een berg rust.
Overweldiging tegengaan: de kernpunten
- Overweldiging treedt op wanneer er teveel op je afkomt.
- Om dit tegen te gaan is het belangrijk om je prioriteiten te bepalen.
- Een planning en/of takenlijst kan je helpen om je aandacht te sturen als je deze goed gebruikt.
- Je kunt overweldiging verder terugdringen door zo min mogelijk te schakelen.
- Asynchroon werken kan helpen om het aantal schakelingen terug te dringen.
Bronnen
- Meyer, Elaine (2 oktober 2025), Context Switching, why it is so hard to avoid & how to avoid it anyway, Todoist, https://www.todoist.com/nl/inspiration/context-switching ↩︎
- Twist.com (2 oktober 2025), What is asynchonous communication? Plus, how can I implement it?, https://async.twist.com/asynchronous-communication/ ↩︎
Geef een reactie