Ik denk dat we het eigenlijk allemaal wel kennen. Ontzettend veel te doen, 1001 ambities, en daardoor soms het idee dat je nergens aan toekomt. Ik heb dat ook. Op internet kun je er allerlei hulpmiddelen voor vinden. Zeker de AI-toepassingen schieten als paddenstoelen uit de grond. Toch helpt 1 stokoud hulpmiddel voor mij het beste: de oude, vertrouwde takenlijst. Van kleine taken tot grote projecten, ik plan alles!
Hoe goed een planning voor mij werkt, merk ik vooral als ik er geen heb. Dan schiet er van alles door m’n hoofd. En wat me te binnen schiet, pak ik gelijk op. Het resultaat: een handvol dingen dat af is. Maar ook heel veel dingen die dat niet zijn. En vooral een heel onrustig hoofd.
Hoe ik mijn taken orden
Daarom werk ik met een aantal hulpmiddelen. De belangrijkste: Todoist, de app waarin al mijn taken samenkomen. Zakelijk, persoonlijk, grote plannen en kleine geheugensteuntjes.
Dan heb je lijst met taken. Maar die boven naar beneden uitvoeren is niet de oplossing. Waarom veel taken blijven liggen, is omdat ze te vaag of te groot zijn. Om dat te ondervangen gebruik ik een aantal onderdelen van de “Getting Things Done”-methode. Zo komt alles wat tijdens het werken in me opkomt eerst in “de inbox”. Dat is niets meer dan een lijst waarop snelle aantekeningen staan van dingen die ik niet moet vergeten. In een of twee woorden, meer niet.
Die lijst werk ik later uit tot uitvoerbare taken. Kleine, hapklare brokken, die een duidelijke kop en staart hebben. Kan ik die binnen 2 minuten uitvoeren? Dan doe ik ze ook gelijk.
Duren ze langer? Dan plan ik ze in. Ik bepaal een dag wanneer ik ze wil doen. Wat daarbij leidend is, is het aantal taken per dag. Een te lang lijstje werkt demotiverend.
Wat als de planning verandert?
Maar wat nu is er een belangrijke taak tussendoor komt? Dan schuif ik taken die dan even minder prioriteit hebben. Daarbij is het de kunst om kritisch te blijven. Is deze taak belangrijk? Moet het nu? En wat heb ik verder nog liggen? Er wordt alleen geschoven, als de nieuwe taak echt belangrijker en urgenter is dan al die andere dingen die ik voor vandaag nog gepland heb. Dat vergt een berg discipline, maar zonder overzicht lukt me dat al helemaal niet!
Het onderwerp plannen staat ook op de planning voor een reeks inhoudelijke blogposts. Het duurt nog even voor ze aan de beurt zijn. Maar wat in het vat zit, verzuurt niet.
Geef een reactie