Je weet, als mens, een aantal dingen zeker. Een van die dingen is dat een dag vierentwintig uur heeft en dat dat er nooit meer zullen worden. Ook niet als je tot over je oren in het werk zit. En juist op dat moment kan de klok als je vijand voelen. Die afspraak of deadline komt steeds dichterbij. En de stapel werk wordt ook maar groter en groter. Over dat laatste gaan we het later hebben. In dit artikel gaan in op het stukje “tijd” en hoe je daar effectief mee om kunt gaan. Oftewel: we gaat het hebben over timemanagement.
Dit artikel is onderdeel van een serie over taken en hoe je deze kunt beheren.
Waarom timemanagement de moeite waard is
Je kent het gevoel misschien wel: je hebt zoveel te doen, dan het lijkt alsof je leven voor je geleefd wordt. Je hebt plannen en ambities genoeg. Maar waar moet je de tijd vandaan halen? Ook jij hebt maar 24 uur in een dag. En daarin moet je eten, slapen, al die dingen op je lijstje doet en ook nog tijd voor jezelf vinden.
Voor je het weet, levert het “gebrek aan tijd” je een enorme berg stress op. Nu is een beetje stress niet erg, maar als het teveel wordt en te lang aanhoudt, wordt het wel een probleem 1.
Nu denk je misschien, dat je vooral stress krijgt van alles wat je moet. Van alle taken die je op je bord hebt. Toch is dat lang niet altijd het geval. Sterker nog: het komt in veel gevallen van alle “afleidingen” waar je mee te maken krijgt. Dat korte, maar waardevolle gesprek tussendoor. Dat telefoontje of e-mailtje dat om aandacht vraagt. En ga zo maar door.
Met timemanagement deel je je tijd zo in, dat de tijdsdruk je minder stress oplevert 2. Dat is goed voor jou, want je humeur en gezondheid hebben er baat bij. En tegelijk is het goed voor anderen, want je wordt voor hen ook een leuker mens.
Belangrijke uitgangspunten voor timemanagement
Voor we in de praktijk duiken, wil ik je twee uitgangspunten voorleggen. Daar sluit de rest van het artikel namelijk bij aan. Deze uitgangspunten laten je misschien net even anders naar het begrip “tijd” kijken.
Het verschil tussen druk en productief
Als we veel te doen hebben, zeggen we vaak dat we druk zijn. En dat zijn we dan ook. Maar druk zijn is iets anders dan productief zijn.
Als je het druk hebt, hebt je veel te doen in (te) weinig tijd. Er liggen verschillende taken op je wachten en je hebt 1001 verplichtingen. Je probeert al die ballen tegelijk in de lucht te houden. En, laten we eerlijk zijn, vaak met wisselend succes.
Dan nu een gewetensvraag: zijn al die taken ook echt belangrijk? Dragen ze bij aan de doelen en ambities, die jij waardevol vindt? En brengen al die dingen waar je zo ongelofelijk druk mee bent je ook echter dichter bij het gewenste eindresultaat? Het zal je verbazen hoe vaak het antwoord “nee, eigenlijk niet” is.
Je bent productief als aandacht besteedt aan dingen die je vooruit helpen. Die je doelen dichterbij brengen. Of die je het gevoel geven dat je echt iets hebt bereikt. Ook daar kun je heel druk mee zijn. Maar ze brengen je in ieder geval verder. Ze geven je vaak zelfs energie!
Wanneer je productief bent, kun je het dus ook heel druk hebben. Maar dat je het druk hebt, wil niet altijd zeggen dat je productief bent.
“Geen tijd” is geen excuus
“Sorry hoor, maar daar heb ik nu echt geen tijd voor”. Gebruik je dat excuus wel eens? Dat klinkt als een hele goede reden. Toch is het eigenlijk een slap excuus. Want de tijd heb je wel. Je hebt vandaag vierentwintig uur beschikbaar! Je kiest er alleen voor, om de tijd die je hebt aan iets anders te besteden.
Onthoud dat je geen invloed hebt op de tijd zelf. Iedere seconde tikt weg en komt daarna nooit meer terug. Of je dat nu leuk vindt of niet. Waar je wel invloed op hebt, is wat je in die seconde doet. Stephen Covey noemt dit de cirkel van betrokkenheid en de cirkel van invloed 3.
Het is dus niet zozeer dat je geen tijd hebt. Je kiest ervoor om je tijd aan iets anders te besteden.
Je tijd indelen: anders dan je zou verwachten
Als je aan timemanagement denkt, zie je misschien nauwgezette plannen voor je. Dagen die tot op de minuut zijn volgepland. En waarin je dus eigenlijk geen enkele ruimte hebt, om af te wijken of uit te lopen. Maar dat is eigenlijk precies, wat je niet moet doen.
Wat jij nodig hebt, is een manier om je tijd flexibel in te delen. En daarin juist ruimte over te laten om dingen te doen die je niet hebt gepland. Daar zijn verschillende technieken voor, waar we later in deze serie naar kijken.
Wanneer het op timemanagement aankomt, heb je eigenlijk maar een uitdaging. Die lijkt redelijk eenvoudig, maar dat is het zeker niet altijd. Wat jij moet doen, is de juiste taak op het juiste moment doen. Dat betekent steeds een afweging maken van wat je oppakt en hoe lang je daaraan besteedt. Je zult dan ook merken, dat je voor sommige taken een ander geschikt moment moet vinden.
Hoe je je tijd kunt indelen: timemanagement in praktijk
Laten we ons dan nu eens naar de praktijk kijken. Hoe kun jij aan timemanagement doen, om jouw drukke dagen productiever te maken?
Zoals eigenlijk altijd, zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Er een aantal technieken, waar je gelijk en relatief gemakkelijk mee aan de slag kunt. Of nou ja, ze klinken simpel. In praktijk vergen ze soms nog best wat oefening. Maar als je ze onder de knie hebt, kunnen ze je absoluut helpen.
Bepaal je doelen en ambities
De meest waardevolle stap, is het bepalen van je doelen en ambities. Vraag jezelf eens af, wat jij nu echt belangrijk vindt. De taken die daaraan bijdragen, geven je vaak energie. Je hebt het gevoel dat je vooruit gaat. Deze dingen zouden daardoor altijd prioriteit moeten krijgen. Hoe je dat doet, lees je in een vervolgartikel. Voor nu is het vooral belangrijk dat je je doelen en ambities kent. Je kunt voor jezelf aangeven wat je wilt bereiken.
Een kleine tip: schrijft je doelen voor jezelf op. Dan kun jezelf er gemakkelijk weer aan herinneren als je jezelf weer overweldigd voelt.
Spreek deadlines met jezelf af
Je las een stukje terug dat je je dag niet van minuut tot minuut moet plannen. En dat is ook zeker niet de bedoeling. Tegelijkertijd kan het je enorm helpen om wel een aantal deadlines met jezelf af te spreken. Voor dit artikel heb ik bijvoorbeeld een tijd afgesproken, waarop de tekst af moet zijn. Dat helpt me om een aantal redenen verder.
Als je jezelf alle tijd geeft, zul je merken dat je ook lang over een taak gaat doen. Uit onderzoek is gebleken dat we alle tijd gebruiken die we beschikbaar hebben. Dit principe wordt de Wet van Parkinson genoemd 4. En daar kun je mee spelen.
Laat ik je een voorbeeld geven. Stel dat ik mezelf de hele dag zou geven om dit bericht te schrijven. Dan ben ik er ook de hele dag mee bezig. Maar wat zou er gebeuren als ik mezelf een bepaalde tijd geef? Bijvoorbeeld twee uur? In praktijk gebruik ik dan ook die volle twee uur. Maar dat is al minder, dan dat ik de hele dag zou gebruiken. En dat schept ruimte om ook nog andere dingen te doen.
Tegelijk zorgt het ook voor meer focus. Omdat je maar “kort de tijd hebt”, zul je je veel meer concentreren op die ene specifieke taak. Je sociale media? Die komen daarna wel weer. Daar heb je nu even geen tijd voor! Als dat geen op en top voorbeeld van timemanagement is…
Plan je prioriteiten
Je werk is nooit af. Er is altijd wel iets te doen en gedurende de dag komt er echt nog wel van alles bij. Maar dat heeft lang niet altijd prioriteit.
Zorg ervoor dat je je prioriteiten altijd op de planning zet. Zo zorg je ervoor dat je daar in ieder geval aandacht aan besteedt. En alles wat er verder op je pad komt? Dat kun je dan daarna doen, als er nog tijd voor is. Je prioriteiten hebben in ieder geval de aandacht gekregen die ze verdienen!
Delegeer taken die voor jou niet belangrijk zijn
Je weet inmiddels dat echt niet iedere taak even belangrijk is. Vanuit jouw perspectief in ieder geval. Toch moeten ook de minder belangrijke taken wel worden gedaan. Maar dat wil natuurlijk niet zeggen, dat jij ze altijd moet doen.
Overweeg om taken die voor jou niet belangrijk zijn te delegeren. Daarbij vraag je iemand anders om het voor je op te pakken. Zo wordt de taak toch gedaan, terwijl jij je kunt toeleggen op de dingen die jou verder helpen.
“Nee” is ook een antwoord
Natuurlijk wil je mensen helpen. En daarom is het misschien logisch dat je volmondig “ja” zegt op alles wat iemand anders aan je vraagt. Maar heel eerlijk: dan zit je tijd zo weer vol met van alles en nog wat. Voor je het wee, probeer je weer van alles in je dag te proppen. Het resultaat: taken die je gaat afraffelen, stress en ontevredenheid bij iedereen die bij die vraag betrokken is.
Past een vraag echt even niet bij jouw doelen en prioriteiten en zit ook de rest van je dag toch echt vol? Onthoud dan dat “nee” ook een antwoord is.
Pauze: het allerbelangrijkste onderdeel
Als je het drukker dan druk hebt, is pauze misschien wel het laatste waar je aan denkt. “Nog even door, dan is het in ieder geval af. Dan kan ik daarna wel even pauzeren”. Ook dat klinkt heel legitiem.
Toch heb je ook van tijd tot tijd je rust nodig. Als je constant bezig bent, wordt je nu eenmaal moe. Of het nu fysiek of mentaal is. Je aandacht verslapt, je raakt sneller afgeleid en uiteindelijk heb je gewoon echt geen zin meer.
Door een pauze te nemen, kun je jezelf weer even opladen. Dat komt zowel de kwaliteit van als het plezier in je werk enorm ten goede. Stel die pauze dus niet uit, maar neem hem als je het nodig hebt.
Aan de slag!
Je hebt nu meer inzicht gekregen in timemanagement. Je weet wat het is en waarom het belangrijk is. Daarnaast heb je een aantal praktische tips gekregen om je eigen systeem op te bouwen. Ik daag je uit om daar eens een weekje mee aan de gang te gaan. Ervaar eens wat het je brengt! Ik denk dat je ervan versteld zult staan.
In de volgende artikelen gaan we verder in op het beheren van je taken. Je zult merken dat deze tips daar een ontzettend goede aanvulling bij zijn.
Heb je zelf nog tips of wil je je ervaringen delen? Laat ze dan achter in de reacties onder dit bericht. Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen!
Bronnen
- Bouwman, Jolanda & Carry Petri (2022), Druk, druk, druk, pp. 22 – 23, Zaltbommel: Thema ↩︎
- Quinn, Robert E. e.a. (2007), Handboek Managementvaardigheden, 1e druk, 4e oplage (2010), pp 295, Den Haag: Sdu Uitgevers ↩︎
- Covey, Stephen R. (1989), De zeven eigenschappen van effectief leiderschap, 97e druk (2010), pp. 65 – 74, Amsterdam/Antwerpen: Uitgeverij Business Contact ↩︎
- Historiek (27 mei 2025), Wet van Parkinson (1958) – Groei van de bureaucratie, https://historiek.net/wet-van-parkinson-1958-groei-bureaucratie/146416/ ↩︎
Geef een reactie