De financiën van je bedrijf: een inleiding

Ondernemen is het winstgevend oplossen van andermans problemen. Die wijsheid leerde ik van een collega-ondernemer tijdens een gesprek dat eigenlijk helemaal niet over geld ging. Toch is deze pakkende omschrijving wel een mooi bruggetje naar het onderwerp van dit bericht. Want er zitten best wat financiële kanten aan het leiden van een bedrijf. Om winstgevend problemen op te kunnen lossen, is het wel belangrijk dat je snapt hoe het financieel werkt. In ieder geval in hoofdlijnen. In dit artikel lees je in vogelvlucht wat je nodig hebt om met de financiën van je bedrijf aan de slag te gaan.

Geld binnen je bedrijf

De financiën binnen je bedrijf gaan over geld. Soms in de vorm van keiharde euro’s, soms in de vorm van getallen in een overzicht. Nu kun je daar van alles over vertellen. Maar laten we beginnen bij de basis. Je leert eerst een aantal belangrijke begrippen kennen.

Belangrijke begrippen

Je hebt een duidelijk beeld van een aantal begrippen nodig om de basis van je bedrijfsfinanciën te begrijpen. Het is belangrijk dat je weet wat ze betekenen en wat de verschillen zijn. Allereerst kijken we naar verschillende geldstromen. Daarna leer je verschillende soorten prijzen kennen.

Verschillende geldstromen

Wanneer je het persoonlijk over geld hebt, gebruik je een aantal begrippen door elkaar. Opbrengsten, inkomsten, kosten, uitgaven: allemaal hetzelfde, toch? Nee. In financieel opzicht betekent dat echt allemaal iets anders. En dus maakt het voor de financiën binnen je bedrijf uit wat je bedoelt.

Opbrengsten en inkomsten

Laten we allereerst kijken naar opbrengsten en inkomsten. Opbrengsten zijn de bedragen die je verdient. Je hebt hiervoor dus een product of dienst verkocht. Dit is dus eigenlijk alles wat onder je omzet valt.
Inkomsten zijn alle bedragen die je binnenkrijgt. Dit is breder dan alleen de opbrengsten. Neem bijvoorbeeld een onkostenvergoeding. Hier heb je niets voor verkocht, dus het zijn geen opbrengsten. Maar omdat je het geld wel op je rekening krijgt bijgeschreven, zijn het wel inkomsten.

Kosten en uitgaven

Daar tegenover staan kosten en uitgaven. Ook daar zit een verschil tussen. Uitgaven zijn daarbij het gemakkelijkst uit te leggen. Dit zijn alle bedragen die van je rekening afgaan. Maar deze bedragen zijn niet allemaal kosten. Je hebt het over kosten, als je de uitgaven voor je bedrijf moet maken. Alle kosten gaan van de winst af. Maar lang niet alle uitgaven.
Het onderscheid is hier nog wat ingewikkelder dan met inkomsten en opbrengsten. Want sommige kosten zijn geen uitgaven en sommige uitgaven zijn geen kosten. Een goed voorbeeld zijn afschrijvingskosten en aflossingen voor leningen.
Afschrijvingskosten zijn stukjes van grote investeringen, die je over een paar jaar uitsmeert. Deze kosten gaan wel van de winst af. Maar de aanschaf heb je al eens gedaan. Dus na de eerste keer zijn het geen uitgaven meer. Ze gaan niet van de bankrekening af.
Als je je lening afbetaalt, wissel je je lening om voor eigen geld. Dit zijn dus wel uitgaven. Maar je krijgt er niet iets voor terug dat je in je bedrijf gebruikt. Daardoor zijn het geen kosten.

Verschillende kosten

Nu je weet wat kosten zijn, kun je dat nog een stap uitdiepen. Je hebt twee soorten kosten: constante (ook wel vaste) en variabele (of directe) kosten.

De constante kosten zijn zakelijke kosten die niet samenhangen met de productie. Ongeacht hoeveel je produceert, deze kosten betaal je toch. Denk aan de huur van je kantoor, de afschrijving van machines, verzekeringspremies en kosten voor je telefoon- en internetabonnement.

Variabele kosten nemen toe of af als je meer of minder produceert. Het zijn de kosten die voor dat specifieke product of die specifieke dienst maakt. Als trainer huur ik bijvoorbeeld zalen voor trainingen. Geen trainingen, geen zaalhuur. Een aannemer gebruikt materiaal voor zijn projecten. Geen project, dan ook geen materiaalkosten. Al deze kosten zijn dus variabel.

Verschillende prijzen

Nu je inzicht hebt in wat opbrengsten en kosten zijn, kun je aan de slag met een aantal prijsberekening. Je maakt er in praktijk minstens drie. En die bereken je in principe in een specifieke volgorde. De een borduurt namelijk voort op de andere:

• Je begint met de kostprijs. Hiervoor tel je alle kosten bij elkaar op. En daarna deel je deze door het aantal producten, diensten, uren of wat je dan ook af wilt zetten. Dat klinkt heel simpel, maar in praktijk zitten dat best wat haken en ogen aan. Er zijn verschillende manieren om de kostprijzen te berekenen.
• De kostprijs is de basis voor de verkoopprijs. Hiervoor verhoog je de kostprijs met de winstmarge die je graag wilt maken.
• En als je de verkoopprijs verhoogt met btw, dan heb je de consumentenprijs. Dit is de prijs die een particulier bijvoorbeeld in de winkel zou betalen.

Winst

Als je de inkomsten en kosten van elkaar aftrekt, hou je een bijzonder bedrag over: de winst. Een getal waar veel over te doen is. Voor ondernemers kan die niet hoog genoeg zijn. Klanten vinden het aan de andere kant soms veel te veel.

Winst is eigenlijk niets meer of minder dan het geld dat overblijft nadat je iets hebt verkocht. Op papier althans. Het wil dus niet zeggen dat datzelfde bedrag dus ook uiteindelijk op je rekening staat. Denk aan het verschil tussen inkomsten, kosten, opbrengsten en uitgaven.

Nu denken veel mensen dat winst maken het doel van een bedrijf is. En laat ik voorop stellen: dat is ook wel belangrijk. Maar ik ben van mening dat het niet hét doel is, maar een gevolg.
Natuurlijk is het belangrijk dat je de kosten in de hand houdt. Maar het is nog belangrijker dat er genoeg geld binnenkomt. Je moet er dus voor zorgen dat mensen hun geld bij jouw bedrijf uit willen geven. Dat ze je producten en diensten willen kopen. En daarom denk ik dat de juiste beleving juist het doel is.

Winst is en blijft wel belangrijk, omdat je daar je bedrijf mee kunt laten groeien. Hiermee neemt je eigen vermogen toe. En je kunt er investeringen en andere leuke dingen mee doen.

Een financieel beleid: de spelregels voor je portemonnee

Om de financiën binnen je bedrijf te kunnen beheren, is het goed om een financieel beleid te maken. Hierin bepaal je alvast wat spelregels voor je geld en de manier waarop je dat verdient en uitgeeft.

In het financieel beleid neem je op wat je belangrijk vindt en waar je op wilt sturen. Daarvoor zijn er meer mogelijkheden dan alleen de winst. Je kunt je aandacht bijvoorbeeld ook richten op je banksaldo of de uitgaven die je hebt.

Daarnaast kun je alvast over wat belangrijke zaken nadenken. Hoe ga je bijvoorbeeld om met openstaande facturen? Ga je daar streng of juist wat coulanter mee om? En wat is je standaard aanpak voor het betalen van facturen? Doe je dat direct of wacht je daarmee tot de uiterste vervaldatum.

De financiële administratie: je geld in kaart

De financiële administratie is het bekendste onderdeel van je bedrijfsadministratie. Sterker nog, daar denken de meesten aan bij “de administratie”. Maar daar hoort meer bij. Binnen je bedrijf is het wel het hart van je financiën. Je boekhouding is de plaats waar alles bij elkaar komt.

Er zijn nog best wat ondernemers die de boekhouding als “een moetje” zien. In beginsel is het dat misschien ook wel: je bent wettelijk verplicht om deze bij te houden. En daar zijn dan ook nog eens tal van regels aan verbonden. Daardoor wordt het, zeker als je een klein bedrijf hebt, al snel overweldigend. Gelukkig zijn tegenwoordig veel online boekhoudprogramma’s die het je makkelijk maken.

Buiten deze wettelijke verplichting is je boekhouding ook een handig hulpmiddel. Je kunt er immers veel praktische informatie uit halen waar je je bedrijf mee kunt sturen. Daarvoor biedt de boekhouding je twee dingen: inzicht en overzicht.

Inzicht

Allereerst geeft je boekhouding je inzicht. Hierin leg je namelijk allerlei financiële feiten vast. Je weet precies hoeveel je aan je leveranciers moet betalen en wat jij nog van je klanten krijgt. Is er betaald? Dan leg je dat ook vast. Je weet dus ook nog precies hoeveel je tegoed hebt en of je geld op tijd binnen is.

Door dit allemaal vast te leggen, hoef je dat niet allemaal te onthouden. Een goed onderhouden boekhouding vertelt je precies waar je financieel aan toe bent.

Overzicht

Al die financiële feiten vormen samen een schat aan informatie. Door al die data bij elkaar te brengen, krijg je overzicht in hoe je bedrijf het financieel doet. Je kunt zien hoeveel je al verdiend hebt en hoe hoog je kosten zijn. Dat kun je dan weer vergelijken met andere maanden en jaren. En zo kun je bijvoorbeeld trends vinden. Moet je ergens op bezuinigen bijvoorbeeld? En hoeveel levert die nieuwe dienst je eigenlijk op?

Dit overzicht haal je uit een aantal standaard overzichten. De bekendste is misschien wel de balans. Hierop zie je wat je bedrijf bezit en met welk geld dat betaald is. Dat is wel een momentopname. Het kan een uur later alweer veranderd zijn, omdat je iets hebt gekocht of verkocht.

Daarnaast kun je een resultatenrekening maken. Dit overzicht wordt ook wel de winst- en verliesrekening genoemd. Allebei zijn goed. In dit overzicht bereken je hoeveel opbrengsten en kosten je hebt gehad. Door deze totalen van elkaar af te trekken, weet je hoeveel je hebt verdiend.

Ten slotte kun je een kas- of liquiditeitsoverzicht maken. Ook dit betekent allebei hetzelfde. Het is een overzicht van alle inkomsten en uitgaven. Je berekent dus hoeveel er totaal op je bankrekening is binnengekomen en hoeveel er weer is uitgegaan. Hieruit kun je vaststellen of je niet teveel hebt uitgegeven bijvoorbeeld. En als je meer hebt uitgegeven dan er binnen is gekomen, kun je snel bepalen waar dat geld dan heen is gegaan.

Deze documenten vormen bij elkaar de jaarrekening. Je zult bij het maken daarvan merken dat deze documenten allemaal “in elkaar schuiven”. Als ze allemaal kloppen, kun je met al deze documenten weer een nieuwe, sluitende balans maken.

Je kunt deze documenten vergelijken met het dashboard in je auto. Ze geven je alle relevante informatie, waarmee je de financiën van je bedrijf kunt sturen.

Geldstromen beheren

In de vorige paragraaf heb je al kort kennis gemaakt met het kasstroom- of liquiditeitsoverzicht. Hieruit blijkt hoeveel geld er daadwerkelijk binnenkomt en weer uitgaat. Het is niet het bekendste document, maar in praktijk wel een belangrijke. Of, beter gezegd: het is belangrijk om inkomsten en uitgaven goed in de hand te houden. Want je geldstromen beheren is lastiger dan je denkt.

Iedere ondernemer kent het misschien wel: je bedrijf heeft winst gemaakt, maar dat geld is nergens te bekennen. Het is niet op je rekening achter gebleven. Met een beetje pech heb je zelfs maar net de eindjes aan elkaar kunnen knopen. Het probleem zit het hem niet in de winst, maar in het beheren van je geld. En daarmee is dit vaak een sterk onderschat onderdeel van de financiën van je bedrijf.

Er zijn een aantal manieren om je geldstromen te beheren. Een daarvan is de populaire Profit First-methode. Zelf heb ik ook goede ervaringen met deze methode, waardoor ik je deze van harte aanraad.

Profit First

Iedere ondernemer kent het wel: je bedrijf heeft op papier winst gemaakt. Maar waar dat geld dan gebleven is… Het staat in ieder geval niet meer op je bankrekening. Dit komt door de Wet van Parkinson, die luidt: we gebruiken alle beschikbare ruimte. Heb je dus € 100 op je rekening? Dan ben je sneller geneigd om deze uit te geven. In een onoplettend moment, dat we allemaal hebben, geven we het bedrag alweer uit¹.

Profit First helpt je om wel geld in je bedrijf over te houden. Daarvoor maakt het gebruik van een stokoud principe: potjes maken. In plaats van 1 rekening waar je alles van doet, ga je je geld verdelen. Een beetje voor de winst, een stukje voor je salaris, dan nog een bedrag voor de belastingen, en ten slotte nog een deel om de kosten mee te betalen.
Volgens de Profit First-methode verdeel je dat geld niet alleen op papier. Ieder potje is een echte bankrekening. Het geld wordt dus over echte bankrekeningen verdeeld. De kosten betaal je vervolgens van het geld dat op je kostenrekening staat. Je salaris komt van je salarisrekening. En de winstrekening? Die raakt, als alles goed is ingeregeld, lekker gevuld met een mooi bedrag. Zo geeft het de financiën van je bedrijf een boost.

Belastingen

Heeft je bedrijf de financiën goed op orde? Dan moet je daarmee ook bijdragen aan de maatschappelijke kosten die we als land maken. Oftewel: je moet belasting betalen. Op verschillende momenten wil de Belastingdienst met je meedelen in je financiële voorspoed. En dus is het goed om daar in het financieel beheer al rekening mee te houden.

Belastingen zijn complex. Er zijn verschillende belastingen, met allemaal hun eigen regels en uitzonderingen. En die wijzigen ook met enige regelmaat. Daarmee is het een vak apart, waar gespecialiseerde professionals veel werk aan hebben. Op het Busipedia blog ben ik daarom wat terughoudender met informatie over dit onderwerp.

Het is, in het kader van de financiën, wel goed om alvast een bedrag voor deze belastingen opzij te zetten. Houd rekening met bijvoorbeeld de Inkomsten-, Vennootschaps- en Dividendbelasting. Welke belastingen je moet betalen, hangt mede van je rechtsvorm af.

Het is helaas niet altijd makkelijk om te schatten hoeveel je moet reserveren. De hoogte hangt vaak van heel veel factoren af, waardoor je pas achteraf een goede berekening kunt maken. Raadpleeg daarom altijd een professional als je niet goed weet wat je kunt verwachten.

Een vreemde eend in dat opzicht is de btw.

Btw of omzetbelasting

De btw of omzetbelasting is een van de bekendste zakelijke belastingen in Nederland. Je kunt het terugvinden op vrijwel alle bonnetjes en facturen die je binnen krijgt. En daarmee is het eigenlijk de enige belasting die al bij de verkoop wordt berekend en geïnd.

Btw betaal over de toegevoegde waarde. Moet je btw afdragen? Dan mag je de btw die je zelf hebt betaald, onder bepaalde voorwaarden, weer aftrekken. Dit wordt de voorbelasting genoemd. Hierdoor betaal je alleen belasting over het bedrag dat je producten of diensten meer waard zijn geworden.

In de boekhouding neemt deze belasting daardoor ook een bijzondere plaats in. In de financiën geldt de vuistregel: btw doet niet mee. Je stelt alle financiële stukken op met de bedragen exclusief bw. De btw komt vervolgens zelf terug onder een apart “kopje” op de balans. Zo wordt het bedrag helemaal buiten alle andere cijfers gehouden, maar klopt de balans alsnog.

Tips voor de financiën van je bedrijf

Ga je met de financiën van je bedrijf aan de slag? Dan wil ik je graag nog een aantal praktische tips meegeven. Deze heb ik uit mijn eigen ervaringen als ondernemer.

Tip 1 – Neem een boekhoudprogamma

Investeer allereerst in een goed boekhoudpakket. Deze hoeven echt niet duur te zijn, maar ze helpen je enorm. Ga alsjeblieft niet zitten stoeien met Excel om een paar tientjes te besparen. Ja, het kan in een spreadsheet. En je kunt dat voor een groot deel automatiseren met de juiste formules. Maar je moet dan ook wel heel goed weten hoe het werkt. En het is vreselijk foutgevoelig.
De meeste boekhoudpakketten automatiseren meer dan jij met een Excelbestand kunt. Daarnaast kun je hier veel meer in kwijt. Zo kun je ook je bankafschriften inlezen en transacties en facturen gewoon aan elkaar koppelen. Dit bespaart je enorm veel tijd. En je kunt veel meer zelf. Je hoeft dus niet meer overal een boekhouder voor in te schakelen.

Tip 2 – Werk strategisch samen met een boekhouder

Dat is ook direct mijn volgende tip: denk na over de samenwerking met je boekhouder. Je kunt tegenwoordig al heel veel zelf, in samenwerking met je boekhoudpakket. Hierdoor kun je de kosten laag houden, of juist meer geld beschikbaar stellen voor begeleiding waar je die echt nodig hebt. Een financieel advies is goud waard.

Tip 3 – Schakel professionele hulp in bij complexe zaken

Heb je ergens echt geen verstand van? Neem dan wel een professional in de arm. Denk bijvoorbeeld aan belastingzaken. Het loont enorm om dingen waar je echt niet in thuis bent door een ander te laten doen die er wel verstand van heeft.

Tip 4 – Maak het niet te moeilijk

Last, but not least: maak het niet te moeilijk voor jezelf. Soms is goed ook goed genoeg. Heb je nog niet alles kosten inzichtelijk? Maak alvast een berekening met wat je wel weet en begin alvast. Dan kom je vanzelf achter dingen die je nu nog niet weet.

Je kunt in je beleid ook niet nu al rekening houden met alles wat er mogelijk ooit eens kan gebeuren. Je kunt jezelf helemaal gek maken als je met teveel mitsen en maren rekening wilt houden. Begin daar dus niet aan. Hou het simpel!

Met deze tips wil ik je heel veel succes wensen. En heb je je financiën al op orde? Laat je tips dan achter in de reacties. Zo leren we wat van elkaar!

1. Bron: Michalowitcz, M. en F. Hogema, (2017), Profit First, Van Duuren Management ↩︎