Taken beheren, wat moet je daarover weten?

Je hebt, als ondernemer of leider, iedere dag van alles op je bord liggen. Daardoor is geen dag hetzelfde en dat maakt je werk afwisselend. Maar het vormt ook meer dan eens een uitdaging. Want ga als die ballen maar eens hoog houden. Allerlei mensen verwachten dingen van je. En zelf heb je ook nog wel wat dingen die je ontzettend graag wilt doen. Hoe ga je al die taken in vredesnaam beheren? Daar zijn gelukkig manieren voor. Door mijn eigen drukke leven heb ik me daar de afgelopen jaren in verdiept. In dit artikel neem ik je graag in vogelvlucht mee.

Zoveel te doen, zo weinig tijd. Op jacht naar mijn dromen, anders krijg ik spijt!

– Jeroen van der Boom in zijn lied “Nanana”

Je taken beheren: de voor- en nadelen voor jou als leider

Als je op mij van een paar jaar geleden lijkt, hoor ik je denken: “Ja, leuk Wes, je taken beheren. Maar ik heb het al zo druk. Dan ga ik toch geen tijd vrijmaken om mijn taken te beheren?”. Op zich een hele logische gedachte. Want wie gaat er nu een extra taak oppakken, als je er daar nog genoeg van hebt liggen?
Toch is het echt aan te raden om dat wel te doen. Dat gaat het namelijk echt een stuk leuker maken. Voor jezelf en voor de mensen om je heen! En als je je eigen beleving kunt verbeteren, is dat altijd de moeite waard! Laten we eens kijken hoe het jou leven leuker kan maken.

Meer rust

Je hebt vast wel eens het gevoel dat je even “geleefd wordt”. Dat je dag bepaalt wordt door dingen die anderen van je vragen. Terwijl je nauwelijks toekomt aan wat je zelf zou willen doen. Zo blijven er ook altijd wel dingen op je pad komen.

Door je taken te beheren weet je wat er op je bord ligt. Zo kun je makkelijker afwegen waar je aandacht aan wilt besteden. En je kunt zo bepalen wanneer je werk “klaar” is. Er komt immers een moment waarop je de taken die je wilde doen, ook gedaan hebt. En de rest? Dan komt dan wel een andere keer. Of je moet echt nog genoeg tijd en energie over hebben, om dat nu nog op te pakken.

Meer plezier

Je taken beheren heeft nog een ander voordeel. In de inleiding van deze paragraaf hadden we het al over wat je zelf wilt. Daar kom je lang niet altijd aan toe, als je alles wat er op je pad komt maar gewoon doet. Door juist wat aandacht aan je workload te besteden, ontstaan naar rust ook ruimte. Ruimte die je kunt gebruiken om aan je eigen prioriteiten en doelen te werken.

Verderop in dit artikel kijken we hier nog verder naar. Want je eigen prioriteiten verdienen eigenlijk meer dan de tijd die je nu vrij maakt. Maar zonder ruimte in je dag vrij te maken, komt er helemaal niets van.

Timemanagement: niet teveel taken, maar te weinig tijd

Nu hebben we het steeds over de hoeveelheid aan taken. Maar soms is het probleem helemaal niet dat er teveel op je bord ligt. Het kan ook zomaar zijn, dat je veel te weinig tijd hebt om je spreekwoordelijke bord leeg te eten. Dan kun je je taken beheren wat je wilt. Maar je krijgt niet ineens meer tijd. Een dag heeft vierentwintig uur en daar moet je het toch echt mee doen. Daarom maken we even een tussenstop bij timemanagement.

Je dag volproppen is niet zo moeilijk. Dan kun met 30 taken, maar het lukt je ook wel als je er maar 3 hebt. Is het je wel eens opgevallen dat je veel meer gedaan krijgt, als er tijdsdruk op zit? Dat je bijvoorbeeld veel sneller bent aangekleed als je een afspraak hebt en je je hebt verslapen? Dat principe heeft een naam: de Wet van Parkinson.

De Wet van Parkinson

Bij Parkinson denk je misschien direct aan de verschrikkelijke ziekte. Toch heeft de Wet van Parkinson daar niets mee te maken. Deze is vernoemd naar haar bedenker: Cyril Northcore Parkinson. De wet luidt: work will fill all available time for its completion ¹. Oftewel: we gebruiken alle tijd die we hebben om een taak te volbrengen.

Heb je een week om een rapport te schrijven? Dan kun je er ook donder op zeggen dat je ook een week de tijd neemt. Heb je daarentegen maar een dag of zelfs een paar uur? Dan krijg je hetzelfde werk op miraculeuze wijze in diezelfde tijd gepropt.

Als je het hebt over timemanagement, kunt je dat principe gebruiken om productiever te werken. Het enige wat je nodig hebt, is een duidelijke afspraak met jezelf.

Meer doen door jezelf minder tijd te gunnen

Met de Wet van Parkinson in je achterhoofd, kun je jezelf deadlines opleggen. Als ik mezelf bijvoorbeeld geen deadline voor dit artikel opleg, kan ik er de hele dag over doen. En morgen is dan ook zelfs nog een optie. Maar wat nu als ik mezelf een deadline stel: over twee uur is dit artikel af? Dan zul je een aantal dingen zien.

Allereerst ga ik met veel meer focus aan de slag. Ik concentreer me op het schrijven en vormgeven van dit artikel. De rest komt daarna wel weer. Op die manier ben ik binnen de gestelde tijd klaar. En doordat ik met meer focus hebt gewerkt, is de kwaliteit wellicht nog beter ook.
Tegelijkertijd heb ik nu ineens ruimte over om vandaag nog andere dingen te doen. Zo krijg ik ook nog eens meer gedaan in dezelfde tijd. En omdat ook die volgende taak de aandacht krijgt die het verdient, komt ook dat de kwaliteit weer ten goede.

Natuurlijk zitten er nog wel wel wat meer haken en ogen aan. Op welke taken ga je je richten bijvoorbeeld? Er komt immers toch een moment dat je meer taken dan tijd hebt. Daar gaan we verderop in dit artikel verder op in. Toch is de Wet van Parkinson een goede basis, waar we verder op voortborduren.

Manieren om je taken te beheren

Je hebt nu gezien hoe je grip kunt krijgen op je tijd. Maar hoe krijg je nu grip op de dingen, die je in die tijd kunt doen? Oftewel: welke mogelijkheden heb je om je taken te beheren? In deze paragraaf kijken we naar twee onderdelen. Allereerst zorg je voor inzicht in de taken die er op een willekeurig moment “op je bord liggen”. In de tweede subparagraaf lees je, hoe je bepaald waar je het eerste aandacht aan besteed.

De oude, vertrouwde takenlijst: dé verzamelplaats voor alles wat je wilt en moet doen

Laten we eerst eens inzicht in je “workload” krijgen. Waarschijnlijk zit er allerlei werk in je hoofd. Je herinnert je gedurende de dag van alles wat je nog moet doen. Dat klinkt misschien perfect, maar dat is het niet. Want zo blijf je afgeleid raken door allerlei taken. Wat in praktijk beter werkt, is het oude, vertrouwde takenlijstje. Al je taken uit je hoofd en “op papier”.
Je kunt dat ook echt op papier doen. Je hebt in principe alleen een blanco vel nodig. Al het andere is optioneel. Je hoeft dus echt niet te investeren in voorbedrukte “To do-boeken”. Uiteraard mag dat wel, als je dat prettig vindt.
Als je liever digitaal werkt, zijn is de keuze ook reuze. Op ieder apparaat staat wel een standaard app voor taken. En ook in veel mailprogramma’s is er een mogelijkheid om taken op te schrijven. Ten slotte is er een bijna eindeloos aantal apps, dat speciaal is ontworpen om takenlijsten en planningen te maken. Zelf zweer ik bijvoorbeeld bij Todoist.

Een takenlijst heeft twee grote voordelen. Allereerst zorgt het voor een snel inricht. Je kunt snel zien hoeveel te te doen hebt en wat dan. Daarnaast is de taak nu uit je hoofd. Je hersenen hoeven je er niet meer steeds aan te herinneren. Dat geeft rust en de ruimte om juist inhoudelijk over de taak na te denken.

Tip: werken met een inbox

Verderop in dit artikel maak je kennis met Getting Things Done. Dit is een methode om productiever te werken. Daarop vooruitlopend wil ik je alvast over 1 onderdeel vertellen: de inbox.

Je kent je inbox natuurlijk van je e-mail. Dit is de map waar al je nieuwe berichten in binnenkomen. Stel je nu eens voor, dat je ook voor andere dingen z’n “verzamelbak” hebt. Dat is wat je inbox eigenlijk doet.

Je inbox kan van alles zijn. Een papieren of digitale lijst bijvoorbeeld. Maar ook een echt postvakje op je bureau. Alles waarvan jij denkt “dat moet ik onthouden” komt daar terecht. Ongeacht wat het is. Dat kunnen e-mails en brieven zijn, of gespreksnotities. Maar ook een aantekening van die toezegging die je hebt gedaan aan je collega. Of dat idee waar je later nog eens goed over na wilt denken.

Door deze in je inbox te stoppen, weet je dat je het later weer tegenkomt. Je hersenen blijven je er niet aan herinneren. En je vergeet het ook niet. Je hoeft er op dit moment ook niets mee te doen. Je komt al die materialen vanzelf weer tegen, als je tijd hebt om er alsnog mee aan de slag te gaan. Daarover later meer. Voor nu raad ik je alleen aan om een inbox voor jezelf in te richten.

Doelen stellen en prioriteiten bepalen: wat doe je nu en wat komt later?

Je hebt nu een enorme lijst van dingen die je nog wilt of moet doen. Maar waar ga je beginnen? Je kunt ervoor kiezen om de lijst van boven naar beneden af te werken. Maar raadzaam is dat niet altijd. De beroemde managementschrijver Stephen R. Covey geeft een belangrijk inzicht: Belangrijke zaken eerst ².

Je doet er goed aan om eerst je doelen en prioriteiten vast te stellen. Wat moet echt nu gedaan worden? Bijvoorbeeld omdat er een deadline aan vast zit? En wat vind je zelf echt belangrijk? Dat klinkt heel makkelijk, maar dat valt in praktijk nog wel eens tegen. Gelukkig zijn ook daar hulpmiddelen voor.

Het Eisenhower Schema

Het meest bekende hulpmiddel, is het Eisenhower Schema. In dit model verdeel je taken op basis van 2 factoren: urgent of niet urgent en belangrijk of niet belangrijk. Hierdoor ontstaan vier groepen waar je taken in terecht kunnen komen. De theorie is, dat iedere groep een eigen aanpak heeft. In de tabel hierover zie je hoe dat werkt.

• In de groep “prio 1” komen allen taken waar je nu direct aandacht aan moet besteden. Er zit bijvoorbeeld een deadline aan. Of er gaan dingen fout als je daar niet nu op inspeelt. Hier ben je vaak bezig met “brandjes blussen”. En het kan daarom een groot deel van je dag innemen.
• “Prio 2” zijn alle taken die je wel belangrijk vindt, maar die niet nu aandacht nodig hebben. Je kunt het later ook nog wel doen. Het gevaar is dat je ze uiteindelijk helemaal niet doet. Daarom is het handig om deze in te plannen.
• De taken met “prio 3” moeten wel op korter termijn gedaan worden. Maar ze zijn voor jou niet belangrijk. Dat wil zeggen: jij hebt dingen die je belangrijker vindt. Je kunt proberen om deze taken te delegeren.
• De taken met prio 4 ten slotte hebben geen haast en zijn niet belangrijk. Het bekendste voorbeeld is het scrollen over je social media. Heb je nog tijd over? Ga dan vooral je gang en pak de taken op. Maar niemand zal het je kwalijk nemen, als je sommige taken helemaal niet meer oppakt.

Getting Things Done

Een andere populaire techniek is Getting Things Done, of kortweg GTD. Deze techniek wordt uitgebreid beschreven in het gelijknamige boek van David Allen. Binnen GTD beheer je je taken op basis van vijf stappen ³:

1. Verzamelen: breng alles wat je bezighoudt bij elkaar;
2. Verwerken: zorg dat je van alles wat je hebt verzameld weet wat je ermee wilt doen;
3. Organiseren: zorg dat alles op de goede plek komt, bijvoorbeeld op je takenlijst of in je archief;
4. Doen: voer je plannen uit zoals je ze georganiseerd had;
5. Onderhouden: zorg er op een vast moment voor dat je je systeem onderhoud.

Het organiseren gebeurt op basis van een uitgebreid stroomschema. Om dit artikel niet te lang en goed leesbaar te houden, komt dat in een apart artikel aan bod.

Productiever werken

We hebben nu gekeken naar manieren om je taken te organiseren. Maar hoe zorg je er nu voor, dat je ook daadwerkelijk meer voor elkaar krijgt. Daarvoor is een inzicht onmisbaar natuurlijk. Net als een duidelijke manier om met je tijd om te gaan. Daarna zijn er nog een aantal dingen die je kunt doen, om meer uit je (werk)dag te halen.

Planningen maken

Het eerste dat je kunt doen, is misschien wel het meest voor de hand liggend: maak een planning. Dat kun je op talloze manieren doen. Je kunt er een vast moment voor pakken en een tijd vooruit plannen. Maar je kunt ook ’s morgens even gaan zitten en de rest van je dag plannen.

Zelf gebruik ik een combinatie van beiden. Een keer per week maak ik een planning voor de dingen die ik belangrijk vindt. Die plan ik over de hele week in. Tussendoor komt er uiteraard nog van alles binnen. Vanuit m’n werk, m’n vrijwilligerswerk, m’n privéleven… Als dat nieuwe “aanbod” een andere taak onderbreekt, parkeer ik taak in de inbox. Anders is de eerste vraag: moet ik hier nu iets mee? Als dat zo is, gaat de taak voor vandaag met prio 1 op mijn lijstje. Anders gaat het in de inbox, en verwerkt ik het op een later moment.

Een planning is een fijne leidraad. Maar het is geen wet van Meden en Perzen. Soms komt er gewoon iets tussendoor waardoor dingen niet lukken. Blijf daardoor altijd flexibel. Maar blijft tegelijkertijd ook kritisch in wat je tussen je andere plannen laat komen. En wat je daarvoor naar een andere dag verplaatst.

De twee-minutenregel

Een gewoonte die ik vanuit GTD heb overgenomen, is de zogenaamde “twee-minutenregel”. Deze gebruik ik bij het opruimen van de inbox. Nadat ik de aantekening heb verwerkt, vraag ik me af hoe lang ik ervoor nodig heb. Kan de taak in twee minuten gebeurt zijn? Dan doe ik het gelijk even. Is er meer tijd nodig? Dan plan in de taak in.

Door je taken op basis van deze regel te beheren, voorkom je dat je lijst volloopt met talloze korte, kleine taken. Een lange takenlijst is overweldigend. En dan is de kans groot dat je deze laat verslonzen. Door korte taken gelijk te doen, ben je productief en houdt je de rest van je lijst behapbaar.

Taken delegeren

Misschien wel de moeilijkste tip die ik heb, is taken te delegeren. Je hebt zelf maar zoveel tijd in een dag. En soms is iemand anders gewoon net even beter in een bepaalde taak. Ben je zelf niet zo’n schrijver? Dan kun je een brief misschien beter later schrijven door iemand die dat wel goed kan. Die is er sneller mee klaar en bereikt een beter resultaat.

Je hebt het vaak al druk genoeg. In goed overleg kun je best vragen of iemand anders een aantal dingen van je over kan nemen. Zeker op het moment dat zij daar beter in zijn dan jij bent. Toegegeven, zelf vind ik dat ook wel eens moeilijk. Dan betrap ik me erop taken niet te delegeren, waar dat wel had gekund. Het vergt een beetje oefening en je moet er steeds bewust over nadenken. Maar het helpt je wel echt vooruit.

Delegeren is best lastig. Zeker om dat goed te doen. Daarom komt hierover later een eigen artikel online.

Nee zeggen

Tegenover delegeren staat een andere moeilijke, maar waardevolle eigenschap. Want waar jij taken naar anderen delegeert, kunnen zij dingen aan jou willen delegeren. Niets mis mee, en als je tijd en mogelijkheid hebt kun je daar ook best gehoor aan geven. Maar wat nu als je tot over je oren in het werk zit?

Er is niemand bij gebaat als je een taak te laat of slordig doet. Dat risico wordt echter wel groter als je dagelijkse workload ook groter wordt. Een belangrijke vaardigheid bij het beheren van je taken is daarom “netjes nee zeggen”. Oftewel: nee zeggen zonder bot of gevoelloos over te komen. Helaas is dat lang niet altijd makkelijk. Vaak wil je iemand echt wel helpen. Maar tegelijk kan dat nu eenmaal niet altijd. Je doet er dus echt goed aan om deze vaardigheid te ontwikkelen.

Bekende valkuilen

Je hebt nu een groot aantal handvatten gehad om je taken te kunnen beheren. En als je tot hier gekomen bent, ben je blijkbaar geïnteresseerd. Goed dat je ermee aan de slag gaat. Let wel op de volgende valkuilen.

Je takenlijst niet onderhouden

Je hebt een prachtig lijstje gemaakt. Maar gedurende de dag komt er van alles tussen. Dingen die je niet op je lijstje zet. En de dingen die daar wel op staan, blijven daar ook staat. Het resultaat: een steeds langer wordende lijst van dingen die je nog niet hebt gedaan. En dat werkt ontmoedigend.

Neem je tijd om je takenlijst iedere dag te onderhouden. Prik dagelijks een vast moment om de resterende taken een nieuw plekje te geven. Of om te besluiten dat je sommige taken toch niet meer gaat doen.

Alle leuke taken eerst

Er staan vast meerdere dingen op je lijstje. Dingen die je leuk vindt, maar ook taken waar je enorm tegenop ziet. Omdat je er geen zin in hebt, of om dat ze ver buiten je comfort zone liggen. Dan is het heel verleidelijk om eerst alle leuke dingen te gaan doen. Dat gaat veel sneller en je haalt er veel meer plezier uit!
Wat houd je dan echter aan het einde van de middag over? Een lijst met taken waar je eigenlijk helemaal geen zin in hebt. Inmiddels heb je ook alweer wat minder energie dan vanmorgen. Vind dat maar eens de motivatie om die dingen te doen, waar je eigenlijk als een berg tegenop ziet!

Probeer je taken een beetje af te wisselen. Doe de minder leuke dingen tussen de leuke. Dan kun je je motivatie ook een beetje spreiden. Je kunt dan straks immers weer iets doen, dat wel wel leuk vindt.

Blijven uitstellen

Iedereen heeft denk ik wel eens last van uitstelgedrag. Dat je een taak hebt waarvan je denkt “gadverdamme, daar heb ik nou echt geen zin in”. En voor je het weet zwerft de taak dagen over je lijstje heen, zonder dat er iets aan wordt gedaan.

Die taak gaat echter niet weg. En als je een beetje op mij lijkt, krijg je alleen maar minder zin met iedere dag dat je de taak uitstelt. Het moet toch een keer gebeuren…
Vraag jezelf een af waarom je de taak voor je uitschuift. Is het omdat het eigenlijk niet duidelijk is wat je moet doen? Is de taak misschien te groot? Of heb je eigenlijk gewoon geen zin, om wat voor reden dan ook? In het eerste geval kun je de taak scherper voor jezelf formuleren. Een te grote taak kun je opknippen in meerdere kleine taken. Taken waar je echt geen zin in hebt, zul je je misschien tegen even toe moeten zetten. Maar dan ben je er daarna ook wel vanaf.

Je taken beheren: de kernpunten

• Maak je dagelijkse workload inzichtelijk aan de hand van takenlijsten.
• Stel doelen en prioriteiten om te bepalen waar je als eerste tijd aan besteed.
• Delegeer taken en zeg nee tegen dingen waar je echt geen tijd voor hebt.
• Onderhoud je takenlijst actief, zodat deze up to date blijft.

Bronnen

1. Wikipedia (19 mei 2025), Wet van Parkinson, https://nl.wikipedia.org/wiki/Wet_van_Parkinson ↩︎
2. Covey, Stephen R. (1989), De Zeven Eigenschappen van Effectief Leiderschap, 2021: 97^e druk, Amsterdam/Antwerpen: Uitgeverij Business Contact ↩︎
3. Todoist.com (20 mei 2025), Getting Things Done: een eenvoudige stap-voor-stap gids, https://www.todoist.com/nl/productivity-methods/getting-things-done ↩︎